Automatizo con IA el onboarding, las reuniones, los informes y el control de alcance de agencias con clientes en retainer. Sobre las herramientas que ya usáis y sin tocar vuestro oficio.
Cada hora de trastienda sale del margen.
Empiezo por el onboarding, porque un cliente se gana o se pierde en los primeros 90 días. Lo demás se monta encima cuando los datos ya fluyen.
De la firma al primer entregable: proyecto creado, accesos pedidos, briefing guiado, ficha del cliente y plan a 90 días con las expectativas por escrito.
Decide una persona el account manager revisa el plan y las expectativas antes de enviarlos.
De la llamada a las tareas en vuestra herramienta y al correo de seguimiento, sin que nadie tome notas.
Decide una persona el account manager revisa el correo antes de que salga.
El borrador del «qué ha pasado, por qué y qué haremos», ligado a los objetivos del cliente, y el guion de la reunión.
Decide una persona el account manager revisa el borrador y elige qué contar.
Un único canal de entrada, cada petición clasificada y un aviso cuando algo no entra en el fee.
Decide una persona el account manager decide si el extra se factura.
Después Y cuando todo eso funciona: una memoria del cliente que cualquiera del equipo puede consultar y alertas cuando una cuenta empieza a enfriarse.
¿Quieres verlo con un kickoff como los vuestros?
Hablemos 15 minutos →Si un account manager lleva 10 clientes y recupera 3 horas al mes por cliente, son 30 horas: casi un 20 % de su jornada. Espacio para dos clientes más sin contratar a nadie.
Calcula la tuya con los números de tu agencia.
Supuestos: jornada de 160 horas al mes y un ahorro conservador del 30 % en esas cuatro tareas. Es una estimación para orientarte, no una promesa: la cifra real sale del diagnóstico.
El diagnóstico mide cómo trabajáis hoy. Con esos números delante se ve qué merece la pena y el retorno se justifica solo.
Vemos si tiene sentido. Si encaja, te enseño en directo cómo una llamada de kickoff se convierte en ficha de cliente, tareas y correo de seguimiento.
Medimos cuánto tardáis hoy en dar de alta a un cliente, preparar un informe o cerrar una reunión.
Salís con un mapa del ciclo de vida del cliente y tres mejoras priorizadas, contratéis o no.
Empezamos por el onboarding y formamos al equipo.
Salís con el onboarding funcionando sobre vuestras herramientas y el equipo formado.
Ajustes, soporte y nuevas automatizaciones.
El primer paso son 15 minutos. ¿Prefieres medirte antes por tu cuenta? Haz el Diagnóstico Express (12 minutos, gratis).
Reservar la llamada →
Soy David Ramos Perdomo y automatizo con IA la trastienda de agencias de marketing con clientes en retainer: todo lo que pasa entre que un cliente firma y que recibe su informe cada mes.
Las agencias venden eficiencia a sus clientes y, por dentro, se organizan a base de WhatsApp, hojas de cálculo y memoria. En un retainer eso sale caro: el ingreso es fijo y las horas no. Cada hora de onboarding caótico, de reunión sin acta o de «cosita rápida» fuera del fee sale del margen. Y cuántos clientes puede llevar cada account manager decide si la agencia crece o solo se complica.
Llevo años desarrollando y manteniendo software, y he visto lo mismo una y otra vez: el problema casi nunca era el programa, era el camino que recorría el trabajo antes de llegar a él. Por eso monté Sistémica. Automatizo documentos y audio en talleres industriales, donde una nota de voz se convierte en un parte de trabajo. En una agencia pasa lo mismo: una llamada de kickoff se convierte en ficha de cliente, tareas y correo de seguimiento.
La técnica es la misma, pero todavía no tengo casos publicados en agencias. Por eso no te prometo cifras: empiezo con un diagnóstico que mide vuestra situación de partida, y el resultado se juzga con vuestros números.
No creo contenidos, no toco vuestras campañas y no hablo con vuestros clientes en vuestro nombre. Ese es vuestro oficio; yo me ocupo de que tengáis más tiempo para él.
Seguro que podéis. La pregunta es quién lo mantiene cuando cambia un proceso o se rompe una integración. Yo lo diseño, lo implanto y lo mantengo; vuestro equipo sigue facturando.
No. No los sustituyo, los conecto. Lo habitual es tener buenas herramientas que no se hablan entre sí.
Por eso el diagnóstico es corto y la implantación la hago yo. Las horas que necesito de vuestro equipo quedan acordadas por escrito antes de empezar.
Las reuniones se graban solo con aviso previo y los datos se tratan con contrato de encargo de tratamiento. Trabajo con entornos empresariales en los que vuestra información no se usa para entrenar modelos. Se diseña así desde el primer día.
Por eso prepara borradores. Nada sale hacia vuestro cliente sin revisión humana, y cuando el sistema no está seguro de algo lo marca en vez de inventárselo.
El diagnóstico y la implantación tienen precio cerrado. Para saber si os sale a cuenta, hagamos la cuenta con vuestros números: horas recuperadas por coste hora, o clientes adicionales por ticket medio. Si no sale, no lo hagáis.
No. Les quita lo que no quieren hacer para que dediquen más tiempo al cliente, que es lo que lo retiene.
Todavía no tengo ninguno publicado. Vengo de automatizar documentos y audio en talleres industriales, y la técnica es la misma. Por eso el diagnóstico mide vuestra situación de partida: el resultado se juzga con vuestros números.
Conmigo, de principio a fin. Trabajo solo, como autónomo, desde Vitoria-Gasteiz. No hay comercial que te llame primero ni junior aprendiendo a tu costa: quien te atiende es quien hace el trabajo.
Si la respuesta te incomoda, hablemos 15 minutos.
No es una llamada comercial. Elige abajo el hueco que te venga bien: si no veo nada que merezca la pena, te lo digo y no hay proyecto.
¿Prefieres escribir?info@sistemica.ai¿Todavía no es momento?Haz el Diagnóstico Express